intro
Duizenden bezoekers genieten jaarlijks van festivals als 7th Sunday Festival, Harmony of Hardcore, FestyLand en Heerlijk Hemelrijk. Wat zij zien, zijn indrukwekkende podia, artiesten en een uitbundige sfeer. Wat veel minder zichtbaar is, is de enorme organisatie die achter de schermen nodig is om zo'n evenement veilig te laten verlopen. Daarbij werken festivalorganisatoren en Veiligheidsregio Brabant-Noord al jarenlang nauw samen.
"Zonder een veilige basis is er geen feest", vertelt Johan Dortmans, een van de directieleden van de festivalorganisatie. Vanuit zijn rol is hij verantwoordelijk voor een groot deel van de organisatie rondom de evenementen. Naast de commerciële kant houdt hij zich bezig met de grote lijnen van de productie, waarbij veiligheid en vergunningen vanaf het eerste moment centraal staan.
Een tijdelijke stad voor tienduizenden bezoekers
Een groot festival organiseren is volgens hem te vergelijken met het bouwen van een tijdelijke stad. Waar normaal gesproken een weiland ligt, verrijzen binnen enkele weken complete festivalterreinen met podia, horecagelegenheden, stroomvoorzieningen en medische posten.
“Daar komt veel meer bij kijken dan bezoekers vaak beseffen. Voor de voorbereiding, uitvoering en afbouw van bijvoorbeeld 7th Sunday Festival en Harmony of Hardcore zijn ongeveer 3.500 mensen betrokken. Van ontwerpers, podiumbouwers en technici tot beveiligers, verkeersregelaars en medische hulpverleners: iedereen levert een bijdrage aan een veilig en succesvol festival.”
Veiligheid begint direct na de laatste editie
Veiligheid begint direct na de laatste editie
De samenwerking met Veiligheidsregio Brabant-Noord start al vroeg. “Vaak worden de eerste gesprekken voor een nieuwe editie al gevoerd, zodra de evaluatie van de vorige editie is afgerond.”
Tijdens de voorbereiding vinden regelmatig veiligheidsoverleggen plaats. Daar bespreken de organisatie en verschillende partners onder meer de inrichting van het terrein, de bereikbaarheid voor hulpdiensten, vluchtroutes en crowd management (bezoekersstromen). Ook politie, brandweer, GHOR, gemeente, beveiligingsbedrijven en verkeersmanagement schuiven daarbij aan.
"Het is geen kwestie van een plan inleveren en afwachten", vertelt Johan. "Maar samen sparren over de veiligste oplossingen. Iedereen brengt zijn eigen expertise mee."
Partnerschap in plaats van toezicht
Volgens Johan levert die samenwerking vooral rust en zekerheid op. Waar de festivalorganisatie specialist is in het bouwen en organiseren van evenementen, beschikken de hulpdiensten over uitgebreide kennis van risico's en crisisbeheersing. “Door de input van hulp- en veiligheidsdiensten voorkomen we blinde vlekken.”
Dat partnerschap blijkt vooral waardevol wanneer zich onverwachte situaties voordoen. Zo kreeg een van de festivals ooit te maken met dreigend extreem weer. “Dankzij de korte lijnen tussen de organisatie, veiligheidsregio en weerdeskundigen konden snel maatregelen worden genomen. Bezoekers werden tijdig geïnformeerd en extra voorzorgsmaatregelen werden getroffen, zonder dat er onrust ontstond. Je voorkomt daarmee dat kleine risico's grote problemen worden."
Achter de schermen: rust tijdens de drukte
Terwijl bezoekers genieten van muziek en entertainment, wordt achter de schermen continu gewerkt aan veiligheid. Tijdens het evenement vormt de centrale commandopost het kloppende hart van de operatie.
Hier zitten vertegenwoordigers van de organisatie, beveiliging, medische diensten, politie en brandweer naast elkaar. Via camerabeelden, weerinformatie en meldingen op het terrein houden zij voortdurend zicht op de situatie.
Wat bezoekers zou verbazen? Volgens Johan is dat juist de rust. "Buiten is het één groot feest, maar in de commandopost is het stil. Iedereen is extreem geconcentreerd bezig om ervoor te zorgen dat bezoekers zorgeloos kunnen genieten."
Voorbereid op ieder scenario
Extreme weersomstandigheden vormen volgens Johan de grootste uitdaging. “Zowel hitte als zware storm kunnen invloed hebben op een evenement. Ook piekmomenten, bijvoorbeeld wanneer duizenden bezoekers tegelijkertijd richting de uitgang gaan, vragen extra aandacht.”
Daarom worden vooraf uitgebreide draaiboeken en calamiteitenplannen opgesteld. “Voor uiteenlopende situaties is vastgelegd wie welke rol heeft en welke acties nodig zijn. Denk aan een stroomstoring of naderende storm. Deze plannen worden vooraf getoetst bij de veiligheidsregio. Een festival is eigenlijk voor 90% voorbereiding en voor 10% uitvoering." Dat laat zien dat aan de voorkant scenario’s uitdenken en met de juiste partners aan tafel zitten véél meer is dan het halve werk.
Wat bezoekers niet verwachten
Dat het organiseren van een festival meer is dan kaartjes verkopen en muziek aanzetten mag wel duidelijk zijn. “Letterlijk élk detail is uitgedacht. Mensen zullen schrikken als ze zien hoe dik onze veiligheidsplannen zijn. Zelfs de precieze breedte van een uitgang en het aantal blusmiddelen in een eettentje zijn van te voren berekend, aanwezig en gecontroleerd.”
"Omdat we elkaar en elkaars werkwijze kennen, is soms een half woord genoeg."
Vertrouwen als basis
Volgens Johan is vertrouwen misschien wel het belangrijkste ingrediënt in de samenwerking. Door elkaar al vóór een evenement goed te kennen, kunnen partijen tijdens een incident snel schakelen.
"Als er iets gebeurt, heb je geen tijd om elkaar eerst te leren kennen. Omdat we elkaar en elkaars werkwijze al kennen, is soms een half woord genoeg."
Dat vertrouwen werkt bovendien twee kanten op. “De organisatie leert van de veiligheidsregio om nog scherper naar risico's te kijken. Andersom krijgen hulpdiensten meer inzicht in de dynamiek van grote evenementen en het gedrag van bezoekers. Crowd management gaat namelijk niet alleen over hekken verplaatsen, maar ook over psychologie en gastvrijheid.”
Hier doe ik het voor
Of hij tijdens het evenement zelf ook geniet? “Tijdens de eindshow of vuurwerkshow ga ik naar het hoogste punt van het terrein. Daar zie ik tienduizenden lachende en dansende mensen. Als ik dan via de portofoon hoor dat alles op het evenement rustig en veilig verloopt, geeft mij dat écht kippenvel. Dan denk ik: hier doe ik het voor.”
Eén gezamenlijk doel
Of Johan de samenwerking met Veiligheidsregio Brabant-Noord in één woord samen kan vatten? Daar hoeft hij niet lang over na te denken: partnerschap! "We zitten niet tegenover elkaar, maar naast elkaar. Uiteindelijk werken we allemaal aan hetzelfde doel: een fantastisch evenement waar bezoekers kunnen genieten en weer veilig thuiskomen."
En dat is uiteindelijk ook het moment waar hij het meest trots op is: wanneer na afloop blijkt dat alles goed is verlopen, bezoekers een mooie dag hebben gehad en iedereen veilig huiswaarts keert.
