AI in organisaties: een praktische benadering

Inmiddels is de digitale transformatie wel de norm en leven we in een digitale werkelijkheid. Hoe zorg je ervoor dat een organisatie hierin mee kan gaan? Tijdens een landelijke inspiratiesessie stond deze vraag centraal. Nikki van Emmerloot en Tessa Trommelen, twee betrokken professionals bij Veiligheidsregio Brabant-Noord (VRBN), deelden tijdens de inspiratiesessie hun aanpak en inzichten over hoe de AI variant Copilot kan bijdragen aan een digitaal lerende organisatie. Beiden zijn geen AI specialisten, maar zij hebben vanuit de sectoren Crisisbeheersing & Rampenbestrijding en Informatisering & Automatisering hun expertises gebundeld; de noodzaak om te experimenteren met AI en de noodzaak om het goed te begeleiden waren de drijvende krachten.

De sessie maakte deel uit van de Maand van Digitale fitheid. Digitale fitheid staat centraal in het programma Informatievoorziening, waarin de 25 veiligheidsregio’s samenwerken aan een toekomstbestendige informatievoorziening.

Digitaal leren als noodzaak

Het is essentieel voor organisaties om digitaal te leren en fit te blijven. Dat betekent niet alleen het bijhouden van technologische ontwikkelingen, maar ook het actief verkennen en implementeren van nieuwe technologieën zoal kunstmatige intelligentie (AI).

Waarom is digitaal leren zo belangrijk? Volgens Nikki is de reden simpel: "We werken dagelijks met verschillende technologieën, applicaties en apparaten. Maar niet elke medewerker heeft de vaardigheden om daar moeiteloos mee om te gaan. We moeten ons ontwikkelen tot een digitaal lerende organisatie om onze werkzaamheden goed te blijven uitvoeren."

Om deze digitale fitheid op de kaart te zetten, werkt VRBN actief samen binnen het programma Informatievoorziening. Nikki: "We sluiten aan bij overleggen met beslissers op het gebied van informatievoorziening en werken in een speciale werkgroep aan digitale fitheid. Hier deelden wij onze aanpak voor de AI-pilot. Het land sloeg aan op onze aanpak en wilde graag dat wij de werkwijze en onze bevindingen met de andere regio's deelden zodat we samen kunnen leren. Dat past ook goed bij onze organisatie, om te leren, experimenteren en kennis te delen."

AI in de praktijk

Voor organisaties kunnen er bezwaren zijn om te starten met AI. Hoe begin je als organisatie met AI? "Door klein te beginnen en nieuwsgierig te zijn," zegt Nikki. "We zijn geen AI-experts en dat gaan we ook niet worden. Maar we willen wel leren. Daarom vroegen we een groep collega’s om samen met ons te onderzoeken hoe AI ons kan helpen.” Tessa voegt toe dat je niet te lang moet blijven hangen in theoretische discussies, of beleid en kaders. “Daar moet je het wel over hebben, maar je kunt ook gewoon beginnen en gaandeweg leren,” zegt Tessa.
De implementatie van AI brengt natuurlijk ook uitdagingen met zich mee. "Kosten, veiligheid, betrouwbaarheid en toegevoegde waarde waren de grootste vragen," zegt Nikki. "We hebben de voors en tegens zorgvuldig afgewogen en met elkaar doordacht. Wij hebben gekozen voor een aanpak waarbij digitaal werken en leren met AI vooral draait om gecontroleerd uitproberen. Wij hebben onderzocht hoe AI ons kan versterken, om pas daarna te beleid ontwikkelen dat écht aansluit bij de praktijk.”

Een concreet voorbeeld van AI in actie? "Copilot is enorm handig voor tekstverwerking, administratie en het structureren van documenten," vertelt Tessa. "Je kunt bijvoorbeeld vragen: ‘Maak een samenvatting met actiepunten van deze vergadering’ of ‘Voeg deze drie analyses samen zonder tekst te schrappen’. Dat bespaart enorm veel tijd."

Ook de automatische notulenfunctie van AI wordt als een grote meerwaarde gezien. "Tijdens een online vergadering kan ik mij volledig concentreren op het gesprek, omdat Copilot achteraf een samenvatting en actiepunten genereert," zegt Nikki.

Lessen en toekomstvisie

De inspiratiesessie richtte zich op de eerste stappen die organisaties kunnen nemen om AI te gebruiken in dagelijkse werkzaamheden. Wat kunnen andere organisaties leren van deze aanpak? Nikki en Tessa benadrukken het belang van een pragmatische aanpak. "Het belangrijkste is: gewoon beginnen," zegt Tessa. "We startten met een klein groepje geïnteresseerde collega’s, en hebben ons onderzoek concreet gemaakt met drie onderzoeksvragen en een pilotperiode van maximaal één maand. Binnen een paar weken verzamelden we waardevolle inzichten. Dat is heel overzichtelijk.”

De samenwerking binnen het programma Informatievoorziening helpt bij de toekomstbestendigheid. "Door onze ervaringen te delen, krijgen we waardevolle feedback van andere regio’s. Soms stellen ze vragen waar we nog niet aan gedacht hebben, en dat helpt enorm," aldus Nikki.

Welke ontwikkelingen op het gebied van digitale transformatie zie je op ons afkomen? "Welke digitale uitdaging niet?" lacht Nikki. "AI is nu het onderwerp van gesprek, maar de volgende technologische ontwikkeling ligt ongetwijfeld al op de loer. Gelukkig stelt onze pragmatische aanpak ons in staat om met bijna elke nieuwe uitdaging om te gaan."

Inspiratie

Om digitaal fit te blijven als organisatie en als professional moet je mee blijven gaan met de technische ontwikkelingen. Laagdrempelig uitproberen is een belangrijke tip die Tessa en Nikki meegeven. De sessie was niet alleen informatief, maar ook inspirerend. Wat was voor jullie het meest inspirerend aan de sessie? "Dat er zoveel interesse is in onze aanpak," zegt Tessa. “Blijkbaar is onze methode iets wat andere regio’s ook aanspreekt.” Nikki vond het inspirerend om anderen te kunnen helpen. "Het is mooi om te zien dat onze aanpak anderen inspireert om zelf met AI aan de slag te gaan."

Voor collega’s die aan de slag willen met AI, raadt Nikki aan om samen te werken en te leren: "Kom even langs voor een kop koffie bij I&A, we denken graag mee over een verantwoorde aanpak. Onze ervaring is dat zodra collega’s begrijpen hoe het werkt, ze echt de voordelen zien en het gaan gebruiken in hun dagelijkse werk.”

Tot slot, benadrukt Tessa het belang om klein te beginnen binnen de organisatie: "Zorg voor een klein groepje enthousiaste collega’s, die affiniteit hebben met technologie en innovatie, en ga experimenteren. Zij worden uiteindelijk de ambassadeurs binnen de organisatie en gaan collega’s helpen om digitaal fit te worden en blijven."

De opname van de inspiratiesessie vind je hieronder.